Como trocar de administradora de condomínio: passo a passo em 30 dias

Quando vale trocar

Os sinais costumam aparecer juntos. Um deles já merece conversa com a administradora atual. Dois ou mais, com frequência, são motivo para buscar propostas.

• Demonstrativo mensal atrasado ou incompleto, sem extratos e notas.
• Dinheiro do condomínio em conta da administradora, misturado com o de outros clientes.
• Síndico sem resposta, ou cada assunto com um atendente diferente.
• Inadimplência subindo sem régua de cobrança clara.
• Erros na folha ou multas por atraso no eSocial.
• Fornecedores contratados sem cotação nem acompanhamento.

Trocar não é confissão de erro. É gestão: condomínios que trocam no momento certo recuperam o controle das contas e a tranquilidade do síndico.

Quem decide a troca

O contrato com a administradora é do condomínio, assinado pelo síndico. Pelo Código Civil, o síndico pode transferir funções administrativas a uma empresa, desde que a assembleia aprove (art. 1.348, §2º). Por isso a troca passa pela assembleia, antes da assinatura ou para ratificar a decisão, conforme a convenção.

O caminho mais seguro é levar duas ou três propostas já comparadas pelo conselho. A ata registra a escolha e dá respaldo ao síndico na assinatura do novo contrato.

A assembleia pode ser presencial, virtual ou híbrida, desde que a convenção não proíba (Código Civil, art. 1.354-A, incluído pela Lei 14.309/2022).

Antes de avisar: leia o contrato atual

O aviso prévio costuma variar de 30 a 90 dias, conforme o contrato. Ele define quando a nova administradora assume, por isso o cronograma começa antes do dia zero.

O cronograma da troca, dia a dia

O dia zero é a assinatura com a nova administradora. Enquanto corre o aviso prévio, a antiga continua responsável pela rotina. Combine uma data de corte para não haver dois boletos no mesmo mês.

É o roteiro que a Trindade segue: da assinatura ao primeiro fechamento em 30 dias, sem custo de implantação.

O que precisa migrar, e onde costuma dar problema

Dinheiro

• Saldo em conta e fundo de reserva, com os extratos do período. Se o condomínio já tem conta no próprio CNPJ, a conta fica e muda só quem opera. Se o dinheiro estava em conta da administradora, o saldo precisa ir para uma conta no CNPJ do condomínio.
• Boletos em aberto e a lista de inadimplentes, com o histórico de acordos e de ações de cobrança.
• Contas a pagar do mês da troca: quem paga o quê, e até quando.

Funcionários

• Folha, férias, 13º e rescisões em andamento.
• Procuração eletrônica para a nova administradora transmitir o eSocial e as declarações em nome do condomínio.
• Guias de FGTS e de contribuições da folha do último mês, com comprovantes.

Documentos e acessos

• Senhas de banco, portal, prefeitura, concessionárias e sistemas.
• Certificado digital do condomínio (e-CNPJ), que deve ficar sob controle do síndico.

Fornecedores

• Contratos vigentes, vencimentos e reajustes.
• Apólice de seguro, AVCB e manutenções programadas.

Checklist de documentos

Peça a entrega com protocolo: uma lista assinada por quem entrega e por quem recebe.

• Convenção e regimento interno, com as alterações registradas.
• Atas de assembleias e livro de presença.
• Cartão CNPJ do condomínio e certificado digital (e-CNPJ).
• Extratos bancários e conciliações dos últimos 12 meses.
• Prestações de contas e balancetes aprovados.
• Previsão orçamentária do ano.
• Relação de inadimplentes, acordos e processos de cobrança.
• Contratos de fornecedores e prestadores, com vencimentos.
• Apólice de seguro do condomínio.
• AVCB e laudos (elevadores, para-raios, gás, limpeza da caixa d’água).
• Folha de pagamento, contratos de trabalho, férias e documentos dos funcionários.
• Guias e comprovantes de FGTS, INSS e impostos.
• Cadastro de unidades, proprietários e inquilinos.
• Plantas, manual do edifício e garantias da construtora.
• Senhas e acessos (banco, portal, prefeitura, concessionárias).

Modelo de carta à administradora atual

Adapte ao seu contrato e envie com comprovante de recebimento: e-mail com confirmação, carta registrada ou notificação.

E se a administradora antiga não entregar os documentos?

Primeiro, formalize: uma notificação extrajudicial com prazo para a entrega e a lista do que falta. Muitas vezes isso resolve.

Se a recusa continuar, o condomínio pode pedir na Justiça a entrega do arquivo e a prestação de contas (ação de exigir contas, Código de Processo Civil, art. 550). O arquivo pertence ao condomínio, não à administradora.

Enquanto isso, os extratos podem ser pedidos direto ao banco, e guias e declarações podem ser consultados nos portais do governo com o certificado digital do condomínio.

Como comunicar moradores e funcionários

Moradores: um comunicado curto, com a data de corte, o que muda no boleto (banco, vencimento, canal de atendimento) e o contato da nova gestora. Mudança de boleto sem aviso gera pagamento em duplicidade e abre espaço para golpe de boleto falso.

Funcionários: nada muda no vínculo, porque o empregador é o condomínio, não a administradora. Explique quem passa a cuidar da folha e a quem procurar.

Erros comuns na troca

• Avisar a administradora antes de aprovar a troca em assembleia.
• Não definir a data de corte e emitir dois boletos no mesmo mês.
• Aceitar o arquivo sem conferir contra a lista.
• Esquecer a procuração do eSocial e atrasar a folha do primeiro mês.
• Deixar o dinheiro em conta da administradora antiga.

Perguntas frequentes.